Nowy rok przyniósł nam wysyp ofert na pracowników w dziale kadr i płac. Z początkiem stycznia na stronach największych internetowych serwisów rekrutacyjnych pojawiło się ponad 2 tys. ogłoszeń na stanowisko specjalisty ds. kadr i płac!

Skąd ta nagła potrzeba zatrudnienia w tak dużej ilości pracowników tych działów? Wszystko za sprawą Polskiego Ładu! Już pierwszy miesiąc zweryfikował poziom trudności dostosowania się do nowych zmian. Brakuje rąk do pracy a także czasu na przyswojenie nowej wiedzy.

Olbrzymia odpowiedzialność, która ciąży na dziale kadrowo-płacowym i często kosztowna konieczność dostosowania oprogramowania coraz częściej skłania przedsiębiorców ku zleceniu usługi firmom zewnętrznym. Jakie zalety ma taka współpraca?

Obowiązki kodeksowe pracodawcy w zakresie kadr i płac

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, czyli pracodawca posiada obowiązki kadrowo-płacowe. Wynika to z przepisów prawa, w tym w szczególności z Kodeksu pracy.

Są to obowiązki związane z koniecznością przygotowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem (umów, regulaminów, porozumień), prowadzenia akt osobowych, dokonywania obliczeń należnych wynagrodzeń oraz odprowadzania składek ubezpieczeniowych i zaliczek na podatek dochodowy.

W tym roku największą trudnością jest dostosowanie się do ciągłych zmian Polskiego Ładu.  

Kadrowa w firmie

Otwarcie własnego działu kadrowo-płacowego jest związane z koniecznością zatrudnienia odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. To z kolei niesie ze sobą wysokie koszty. Pojawiają się również dodatkowe koszty związane z koniecznością zakupu odpowiedniego oprogramowania do obsługi kadr i płac, wyznaczenia nowego miejsca pracy, wyposażenia biura w niezbędne meble, sprzęty oraz inne przedmioty.

Pomimo dużej inwestycji w pracownika nie masz pewności czy się zwróci. Zadaj sobie pytanie co w przypadku nieobecności spowodowanej np. długotrwałą chorobą? Ile wyniesie Cię ciągłe doszkalanie pracowników? Zaletą takiego rozwiązania jest natomiast dostęp do pracownika na miejscu.

Zlecenie usługi kadr i płac innej firmie

Alternatywnym rozwiązaniem dla otwarcia własnego działu jest outsourcing kadrowo-płacowy. Korzystając z outsourcingu kadrowo-płacowego nie stoisz przed wyborem: lokalizacja czy dostęp do specjalistów; rotacja w dziale kadr i płac czy stabilna obsługa.

Podpisując umowę z firmą zewnętrzną unikasz ryzyka, że pewne procesy i obszary w organizacji zostaną nagle bez opieki. Uzyskujesz gwarancję ciągłości i poprawności naliczania płac, sprawnego wdrażania nowych przepisów prawnych bez względu na okres urlopowy lub chorobowy.

Wybierając firmę zewnętrzną całą odpowiedzialność przekazujesz jej. Podobnie jak możliwość wdrożenia innych rozwiązań, które mogą generować dla Ciebie zyski np. skorzystania z usług pokrewnych jak zatrudnianie cudzoziemców, pozyskanie dofinansowań z PFRON czy skorzystanie z usług księgowych.

Co jeszcze jest istotne w podjęciu decyzji dotyczącej kadr i płac?

Portal pracowniczy, zdalny dostęp do danych pracowników zawartych w programie kadrowo-płacowym, dostęp do raportów płacowych i kadrowych, aplikacja do rozliczania czasu pracy, moduł do administrowania PPK – co najmniej takim zestawem rozwiązań powinien dysponować dział kadr i płac.

Pytanie, czy wdrażać wszystkie aplikacje i programy własnymi zasobami, czy skorzystać z gotowych narzędzi, które są dostępne, utrzymywane i rozwijane przez firmy outsourcingowe? Dlatego przy wyborze firmy świadczącej takie usługi sprawdź, czy mają dostęp do narzędzia, które spełnia Twoje potrzeby.

Outsourcing kadrowo-płacowy nie oznacza zwolnień

Pamiętaj, że współpraca z firmą outsourcingową nie prowadzi do zwolnień. Pomoże ona odciążyć pracowników i pozwoli im się w pełni skoncentrować na wykonywaniu podstawowych zadań i realizowaniu planów firmy.

W porównaniu z zatrudnieniem specjalisty outsourcing kadrowo-płacowy jest przede wszystkim tańszy. Przy tym jest tak samo efektywny w realizacji wszystkich obowiązków związanych z kadrami i płacami, co czyni z niego korzystną propozycję przeznaczoną także dla mniejszych przedsiębiorstw.

Porównaj więc koszty i sprawdź, czy takie rozwiązanie jest dla Ciebie.

Sprawdź także inne artykuły:

• Krajowy System e-Faktur? A to w ogóle jadalne?
• Rower jako koszt uzyskania przychodu
• Nieprzedłużanie terminu poboru zaliczki na podatek dochodowy
• Orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym – ulgi i uprawnienia
• Pakiet Mobilności 2022 – rewolucja w transporcie