Prowadzisz własną firmę, która prężnie się rozwija więc postanowiłeś zatrudnić pierwszego pracownika? Niestety nie wiesz jak to zrobić?

Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z szeregiem obowiązków, których musi on dopilnować. Decydując się na pierwsze zatrudnienie pracownika, z pewnością powinieneś się do tego odpowiednio przygotować. Jak wygląda zatrudnianie pierwszego pracownika krok po kroku? Jakie obowiązki należą do pracodawcy? Odpowiadamy poniżej.

Formalności w związku z ubieganiem się o pracę

Przed zatrudnieniem pracownika, którego wyłoniłeś dzięki przeprowadzonej rekrutacji powinieneś w pierwszej kolejności pozyskać dane osobowe przyszłego pracownika potrzebne do podpisania z nim umowy o pracę czy podpisania skierowania na badania lekarskie.

Jakie to są dane?

Jak wynika z Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane te wypełnia w kwestionariuszu osobowym, który umieszczasz oczywiście w aktach osobowych.

Badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy

Każdy nowy pracownik, przed przystąpieniem do pracy, z pewnością powinien zostać wysłany na wstępne badania lekarskie. Lekarz medycyny pracy stwierdza, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na danym stanowisku i określonych warunkach.

Jak więc wynika z art. 229 Kodeksu Pracy, badania te powinny odbywać się w godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy.

Pracodawca może być zwolniony z wykonania badań lekarskich nowego pracownika tylko wtedy, gdy pracownik przyniesie ważne orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy, a warunki opisane w skierowaniu od jego poprzednika odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy. Przerwa w zatrudnieniu nie może wynosić więcej niż 30 dni.

Zatrudnienie pracownika – rodzaje umów

Po pierwsze musisz wybrać formę zatrudnienia z dostępnych 4 rodzajów umów na:

• okres próbny – okres nieprzekraczający 3 miesięcy,
• czas określony – maksymalnie 3 umowy, lub na łączny okres 33 miesięcy,
• czas nieokreślony – powyżej 33 miesięcy umowa automatycznie przechodzi na czas nieokreślony,
• zastępstwo.

Umowę o pracę  należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa ta nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Ważne! W zależności od tego jaką umowę wybierzesz, inne będą zasady jej rozwiązania, w szczególności w zakresie okresów wypowiedzenia.

Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Szkolenie BHP

W przypadku przyjmowania nowego pracownika do pracy masz obowiązek:

• zapewnić pracownikowi przeszkolenie w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy. Odbycie szkolenia ogólnego oraz na stanowisku pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.
• zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami.

Ważne! Potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym powinno zostać włożone do części „B” akt osobowych.

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Szkolenia takie odbywają się także w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS

W następnym kroku musisz zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od podpisania umowy. Przy umowie o pracę powstaje obowiązek ubezpieczeniowy: społeczny i zdrowotny, który wykazujesz w deklaracji ZUS ZUA.

Jako przedsiębiorca czyli płatnik składek  będziesz musiał obliczać i przekazywać – w terminie do 15 dnia następnego miesiąca – składki ZUS pobierane od pracownika.

Pracownik może także zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny ZUS ZCNA.

Zaliczka na podatek dochodowy pracownika

Poza opłaceniem ZUS pracodawca jest także zobowiązany do wpłacania na konto urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy.

Podatek należy przekazać do 20 dnia za miesiąc poprzedni na mikrorachunek podatkowy – ten sam więc, na który przekazuje się podatek z działalności.

Pierwsze zatrudnienie pracownika – dodatkowe obowiązki

Pracodawca powinien również pamiętać o innych obowiązkach, jak np:

• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników – wprowadzanie urlopów czy zwolnień lekarskich pracownika;
• wysyłce do ZUS zaświadczeń Z-3 w razie choroby pracownika;
• prowadzenie akt osobowych;
• pilnowaniu terminów związanych z prowadzeniem okresowych badań lekarskich i szkoleń bhp.

Po zakończeniu roku pracodawca powinien sporządzić za pracownika:

PIT 11 – Deklarację należy wysłać do urzędu skarbowego do 31 stycznia, natomiast pracownikowi przekazać należy ją do końca lutego

PIT 4R – Deklarację należy wysłać do US maksymalnie do 31 stycznia;

Akta osobowe

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

W związku z tym, dla każdego pracownika należy stworzyć oddzielne akta osobowe z podziałem na cztery części:

A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika i nałożonymi na niego karami porządkowymi upomnienia, nagany czy kary pieniężnej.

Wiesz już jak wygląda proces związany z zatrudnieniem osoby na podstawie umowy o pracę. Pamiętaj, każdy z tych obowiązków możesz wykonać sam. Jednak co miesiąc będą na Tobie spoczywać czasochłonne obowiązki wynikające z zatrudnienia pracownika, a ich niedopilnowanie będzie bardzo bolesne, uniemożliwiając Ci tym samym skupienie na realizacji celów biznesowych.

Na zakończenie – zadbaj o swoją firmę już teraz i umów się na konsultację kadrowo-płacowe. Może zdecydujesz się przekazać nam te obowiązki?

Klienci, dla których świadczymy usługi kadrowe zyskują czas, bezpieczeństwo i pewność, że prowadzenie kadr i pełna administracja kadrowa oddana jest w ręce profesjonalistów. Sprawdź naszą usługę kadr i płac!

Dowiedź się także jakie kary czekają zatrudniających na czarno: